Offertes vragen
Op basis van de startnotitie zoekt EWB contact met enkele universitaire, particuliere of andere onderzoeksinstellingen. Vaak wordt eerst nagevraagd of zij de benodigde expertise, belangstelling en beschikbare capaciteit hebben.
Daarnaast vinden we het belangrijk om regelmatig nieuwe onderzoekers uit te nodigen om een offerte uit te brengen. We besteden veel aandacht aan het voorkomen van (de kans op) belangenverstrengeling. Instellingen die een institutioneel of commercieel belang hebben bij het onderwerp van onderzoek vallen af.
De geselecteerde onderzoeksinstelling krijgt van EWB een schriftelijk verzoek om een offerte in te dienen. Deze ontvangt dan de startnotitie met de specificaties voor het gewenste onderzoek. In het verzoek staan de belangrijkste richtlijnen voor de offerteprocedure .
Aantal offertes
Het aantal instellingen dat daadwerkelijk schriftelijk om een offerte en onderzoeksvoorstel wordt gevraagd, hangt vooral af van de financiële omvang van het onderzoek. De rijksbrede aanbestedingsregels worden daarbij gevolgd.
In speciale gevallen, en onder specifieke voorwaarden, kan het managementteam van het WODC besluiten een onderzoek niet in concurrentie aan te besteden en slechts aan één onderzoeksinstelling offerte te vragen.
Europese aanbestedingsregels
De onderzoeksprojecten die EWB uitbesteedt, blijven, wat betreft hun financiële omvang, meestal onder het drempelbedrag waardoor er geen Europese aanbestedingsprocedure vereist is.
Onderzoeksprojecten die deze grens overschrijden, vallen in principe onder de uitzonderingsgronden van de Europese voorschriften, tenzij in het specifieke onderzoeksproject niet aan deze uitzonderingsgronden wordt voldaan. Dit wordt per onderzoeksproject bepaald.
Als niet aan de uitzonderingsgronden wordt voldaan, zoekt EWB voor de Europese aanbesteding van dit specifieke project de samenwerking met de Afdeling Inkoop van het ministerie van Justitie en Veiligheid.