In de meeste gevallen krijgen onderzoeksinstellingen drie weken om een offerte in te dienen. Alle instellingen in hetzelfde offertetraject krijgen een gelijke termijn om een offerte op te stellen en in te dienen. De kosten van het uitbrengen van een offerte komen voor rekening van de offrerende onderzoeksinstelling.
Eisen aan offertes
Instellingen worden gevraagd een adequate, heldere onderzoeksaanpak uit te werken zonder overbodige uitweidingen. Binnen het aangegeven budget moeten ze een volwaardige onderzoeksaanpak offreren die voldoet aan de specificaties in het offerteverzoek en de startnotitie. Daarbij kunnen, naast het centrale onderzoeksplan, optionele modules worden aangeboden, al of niet tegen meerprijs.
De offerte moet voldoen aan de hieronder genoemde vereisten voor opdrachtonderzoek.
Wanneer de opdracht van beperkte omvang is, hoeft niet altijd aan alle punten te worden voldaan. In geval van twijfel kan contact met de afdeling EWB worden opgenomen.
Titel van het onderzoek;
Samenstelling van een eventueel samenwerkingsverband waarin het onderzoek wordt uitgevoerd;
Naam, adres en het IBAN-nummer van de instelling die de personele en financiële verantwoordelijkheid voor het onderzoek op zich neemt;
Naam, adres en functie van de projectleider die de inhoudelijke verantwoordelijkheid draagt voor het onderzoek. Voeg een curriculum vitae toe, waaruit de voor het onderzoek benodigde deskundigheden en ervaringen blijken;
Naam, adres, functie en taken van de onderzoeker(s) en de eventuele overige medewerkers. Voeg een curriculum vitae toe waaruit de voor het onderzoek benodigde deskundigheden en ervaringen blijken;
Datum en handtekening van iemand die de onderzoekinstelling formeel kan binden.
Het onderzoeksplan geeft inzicht in de volgende onderdelen:
Het onderwerp, de aanleiding en de doelstelling van het onderzoek;
De geraadpleegde literatuur over ander onderzoek en theorievorming op het terrein van het voorgestelde onderzoek;
De probleemstelling;
De wijze waarop de onderzoekopzet hierbij aansluit als het gaat om vraagstelling, methode(n) van onderzoek, wijze van dataverzameling, bronnen (waaronder eventueel benodigde databestanden) en wijze van data-analyse;
De wijze van rapporteren en publiceren;
De planning, waarin onder andere de vergaderingen van de begeleidingscommissie worden vermeld en wanneer tussenproducten worden opgeleverd.
Wanneer in het onderzoek persoonsgegevens worden verwerkt is de onderzoeksinstelling, samen met het WODC, verwerkingsverantwoordelijke. In het onderzoeksplan wordt een beschrijving en onderbouwing gegeven van passende technische en organisatorische maatregelen om deze gegevens te beveiligen.
Bij het bepalen van een passend beveiligingsniveau wordt rekening gehouden met de waarschijnlijkheid en ernst van de uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen in geval van onzorgvuldige, ondeskundige en/of ongeoorloofde verwerking. Als dat nodig is voert de onderzoeksinstelling een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit.
De begroting geeft een overzicht van alle onderzoekkosten en geldt als een maximum. Onderzoeksinstellingen die btw-plichtig zijn, nemen de post btw apart op. In de begroting worden de kosten uitgesplitst naar de verschillende fasen of onderdelen van het onderzoek. De begroting bestaat minimaal uit de volgende categorieën:
Personele kosten
Aantal in te zetten dagen en dagtarieven van de verschillende typen medewerkers.
Materiële kosten
Reis- en verblijfkosten van alle medewerkers;
Bureaukosten;
Kosten van onderzoekmateriaal;
Kosten van het rapport of de publicatie(s).
Overige kosten
Bijvoorbeeld kosten aan derden in verband met uitbestede werkzaamheden.
Gelijke informatiepositie
EWB beantwoordt vragen van onderzoeksinstellingen over de inhoud van de startnotitie of het gewenste onderzoek, zo nodig na overleg met het aanvragende JenV-onderdeel. Alle andere instellingen die een verzoek hebben ontvangen om offerte uit te brengen, ontvangen daarna die antwoorden. Zo wordt ieders informatiepositie en kans op succes gelijk gehouden.
Vanwege het grote aantal offertes dat EWB jaarlijks beoordeelt, worden geen mondelinge presentatie geven van de onderzoeksvoorstellen en is er geen ‘herkansingsronde’.
