Gemeenten positief over elektronische dienstverlening burgerlijke stand
Digitaal aangifte doen van een geboorte of overlijden en digitaal een voorgenomen huwelijk of geregistreerd partnerschap melden: 90% van de gemeenten biedt één of meer van deze vormen van elektronische dienstverlening aan. Burgers en uitvaartondernemers maken daar veel gebruik van en gemeenten krijgen er weinig klachten over. Gemeenten zien dan ook geen belemmeringen voor een uitbreiding van hun elektronische dienstverlening met het verstrekken van afschriften en uittreksel van akten van de burgerlijke stand. Zij denken dat dit de dienstverlening voor burgers en bedrijven nog beter maakt. Dat blijkt uit onderzoek van Significant APE, in opdracht van het WODC.
Het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening is de belangrijkste overweging van gemeenten voor het invoeren van één of meerdere vormen van de elektronische dienstverlening. Bij de helft van alle gemeenten kun je inmiddels voor alle vier de levensgebeurtenissen digitaal aangifte of melding doen. Daarnaast is het bij bijna alle gemeenten mogelijk om digitaal een uittreksel of afschrift van een akte van de burgerlijke stand aan te vragen. Er zijn 34 gemeenten die nog geen enkele vorm van digitale dienstverlening aanbieden. Deze - veelal kleine - gemeenten geven aan dat ze nog geen tijd hebben gehad voor de implementatie of dat de organisatie er nog niet klaar voor is. Ook wegen de implementatiekosten voor kleine gemeenten vaak niet op tegen de lage aantallen aangiften per jaar.
Tijdbesparing burgers en bedrijven
De digitale dienstverlening biedt gebruikers gemak en tijdbesparing. In plaats van persoonlijk naar het gemeentehuis te moeten gaan, kunnen burgers en uitvaartondernemers de aangifte of melding op elk moment van de dag digitaal doen vanuit hun huis of kantoor. Veel burgers en uitvaartondernemers maken ook gebruik van de digitale dienstverlening. Het aandeel digitale aangiften en meldingen ligt tussen de 70% en 90% van het totaal aantal aangiften en meldingen. Gemeenten geven daarnaast aan dat ze weinig signalen of klachten krijgen van burgers en bedrijven over het gebruik. Ook zijn er weinig tot geen fraudegevallen bekend.
Werkzaamheden burgerlijke stand verschuiven
Voor de ambtenaren van de burgerlijke stand levert de elektronische dienstverlening ook tijdbesparing op. Er zijn minder afspraken aan de balie en gemeenten kunnen zelf bepalen wanneer het uitkomt om de aangifte of melding te behandelen. Toch leidt dit niet direct tot een kostenbesparing. In de vrijgekomen tijd voeren ambtenaren van de burgerlijke stand andere controlerende werkzaamheden uit en herstelwerk van fouten uit het digitale proces. Ook constateren gemeenten dat aan het fysieke loket burgerzaken de relatief meer complexe casussen komen die ook meer tijd kosten.
Toekomst: verbreden elektronische dienstverlening
Gemeenten zijn tevreden over hoe de elektronische dienstverlening verloopt. Ze zien geen belemmeringen voor een verbreding en willen ook uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand elektronisch gaan verstrekken. Vooral omdat burgers het nu vreemd vinden dat het digitaal aanvragen daarvan wel mogelijk is, maar het digitaal verstrekken nog niet. Enkele gemeenten experimenteren al met deze dienstverlening en ervaren hier geen problemen mee. Het is daarbij wel van belang om te zorgen voor een goed digitaal watermerk op het digitale document. En om rekening te houden met ontwikkelingen rondom de Basisregistratie Personen (BRP) en met Europese ontwikkelingen op het gebied van digitalisering.
Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand
Gemeenten kunnen sinds 1 januari 2020 aanbieden om digitaal de geboorte van een kind aan te geven. Dit is het sluitstuk van de gefaseerde invoering van de digitalisering van de ‘voorkant’ van de burgerlijke stand volgens de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand. Al sinds 1 juli 2015 kunnen gemeenten uitvaartondernemers digitaal aangifte laten doen van overlijden. En sinds 1 juli 2016 kunnen ze partners de mogelijkheid bieden om hun voorgenomen huwelijk of geregistreerd partnerschap digitaal te melden. Ook kunnen gemeenten het mogelijk maken om digitaal een afschrift of uittreksel van een akte van de burgerlijke stand aan te vragen. Deze procesevaluatie van de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand levert inzichten op voor de verdere inwerkingtreding van de wet, namelijk de digitalisering van de ‘backoffice’ van de burgerlijke stand.