Omgaan met persoonlijke en vertrouwelijke informatie
Alle stukken die in een begeleidingscommissie worden gedeeld, zijn (alleen) aan de leden persoonlijk gericht. Dat geldt ook voor alles wat binnen de commissie wordt besproken.
Categorieën vertrouwelijke informatie
Tijdens het onderzoeksproces komen de begeleidingscommissieleden in aanraking met vertrouwelijke informatie. Die kan bestaan uit:
- namen, adressen en andere persoonsgegevens;
- gegevens die nodig zijn voor het onderzoek of tussentijdse resultaten;
- definitieve onderzoeksresultaten en eindrapportage.
De commissieleden behandelen de informatie uit de eerste en tweede categorie vertrouwelijk. Ook nadat het onderzoek is afgerond en het rapport openbaar is gemaakt. Informatie uit de derde categorie behandelen commissieleden vertrouwelijk totdat het rapport officieel openbaar is.
Bespreken informatie met niet-leden
Vanwege het persoonlijke en vertrouwelijke karakter kunnen commissieleden geen stukken of rapportages bespreken met derden of binnen hun organisaties. Als het voor het goed functioneren van een lid in de begeleidingscommissie nodig is om een collega te bevragen, dan is dat geen probleem zolang geen informatie wordt gedeeld vanuit het onderzoek of de begeleidingscommissie.
Als wél het risico bestaat dat er vertrouwelijke informatie uit de begeleidingscommissie wordt gedeeld, dan bespreekt het commissielid dit vooraf met de onderzoekers. Desgewenst kunnen de onderzoekers de voorzitter van de commissie om advies vragen. De onderzoekers kunnen dan een serieuze afweging maken en zich een oordeel vormen over:
- het onderwerp, nut en noodzaak van de bevraging en het beste moment daarvoor;
- om welke persoon het gaat, diens functie en de reden van bevraging;
- welke vertrouwelijke informatie gedeeld wordt en het risico van verspreiding daarvan;
- of de onderzoekers de gewenste expertise zelf kunnen en willen ophalen bij de betreffende persoon of personen.
De begeleidingscommissie wordt geïnformeerd over de genomen beslissing.
Voorwaarden overleg met niet-leden van de begeleidingscommissie
- Alleen mondelinge bevraging en geen stukken delen; het is bespreekbaar om geselecteerde passages voor te leggen.
- Het lid van de begeleidingscommissie blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de vertrouwelijkheid door de geconsulteerde persoon.
- Het resultaat van het bevragen wordt met de begeleidingscommissie gedeeld. Dit met het oog op transparantie en de eisen van navolgbaarheid die de Tweede Kamer stelt.