Uitvoering extern onderzoek

Uitvoering

De gecontracteerde onderzoeksinstelling is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens het goedgekeurde onderzoeksplan. De instelling zorgt voor continuïteit van het onderzoek en bewaakt de begroting en de tijdsplanning.

Wijziging onderzoeksplan of onderzoeksteam

Om het onderzoeksplan of de samenstelling van het onderzoeksteam te wijzigen, vraagt de onderzoeksinstelling zo vroeg mogelijk schriftelijk goedkeuring aan de projectbegeleider van het WODC. Daarbij wordt aangegeven wat de eventuele consequenties zijn voor het tijdsschema en de begroting van het onderzoek.

Gebruik dossiers of data andere organisaties

Voor inzage in of gebruik van dossiers of data van andere organisaties, overlegt de onderzoeksinstelling zo vroeg mogelijk met de projectbegeleider. Het WODC heeft met enkele organisaties werkafspraken gemaakt om de inzage in of het gebruik van gegevens te stroomlijnen.

Omgang respondenten

De onderzoeksinstelling houdt rekening met belangen van respondenten volgens de Nederlandse Gedragscode wetenschappelijke integriteit.
Het WODC is terughoudend in het belonen van respondenten. Met de projectbegeleider bespreekt de onderzoeksinstelling eventuele overwegingen om respondenten en andere personen die meewerken aan een onderzoek te belonen. De kosten daarvan worden opgenomen in de projectbegroting.

Vertrouwelijkheid informatie

De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke) volgens de wet- en regelgeving voor gegevensbescherming die van toepassing is op het onderzoek, zoals de AVG. Het gaat onder andere om de verplichting om de gegevensverwerking bij te houden in een Verwerkingsregister. En om het opmaken van een DPIA (Data Privacy Impact Assesment), als dat nodig is.

Dataminimalisatie

Minimale gegevensverwerking (dataminimalisatie) geldt als uitgangspunt, zodat in beginsel alleen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel van de verwerking. Die verplichting geldt voor de hoeveelheid persoonsgegevens, de mate waarin de gegevens worden verwerkt, de periode waarin de gegevens worden opgeslagen en de toegankelijkheid daarvan.

Bekijk ook de informatie over controle en hergebruik data.

Informatie niet herleidbaar

De onderzoeksinstelling heeft de verantwoordelijkheid om de onderzoeksresultaten voldoende geanonimiseerd te rapporteren, zodat deze niet herleidbaar zijn tot personen, organisaties of situaties en zonder problemen kunnen worden gepubliceerd.

De vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke gegevens gelden ook tegenover de begeleidingscommissie en het WODC.

Vertrouwelijke gegevens vernietigen

Na afloop van het onderzoek vernietigt de onderzoeksinstelling alle gegevens met een vertrouwelijk karakter. Behalve als hierover met het WODC andere afspraken zijn gemaakt, bijvoorbeeld voor vervolgonderzoek.

Geheimhouding

Het WODC kan de onderzoeksinstelling vragen een geheimhoudingsverklaring te tekenen.

Tijdens het onderzoek opgedane ervaringen of (voorlopige) resultaten kan de onderzoeksinstelling alleen bekendmaken in zeer uitzonderlijke gevallen en na schriftelijke toestemming van EWB.

Secretariaat en vergaderingen begeleidingscommissie

De onderzoeksinstelling verzorgt het secretariaat van de begeleidingscommissie. Dat houdt onder andere in de notulen, planning en organisatie van de bijeenkomsten. Notulen worden kort na elke bijeenkomst in concept verspreid. De locatie voor de bijeenkomsten wordt, in verband met de facturering, door EWB geboekt.

Ook woont een delegatie van de onderzoeksinstelling (de projectleider en één of meer onderzoekers) de vergaderingen van de begeleidingscommissie bij; zij zijn echter geen lid van de begeleidingscommissie.

Eindrapport

Het onderzoeksproject is volledig opgeleverd wanneer de overeengekomen producten zijn opgeleverd in de afgesproken vorm en aantal, en het WODC deze heeft geaccepteerd.

De onderzoeksinstelling is eindverantwoordelijk voor de inhoud en verzorging van het eindrapport, onder vermelding van het opdrachtgeverschap van het WODC. Het eindrapport geeft heldere en compacte antwoorden op alle onderzoeksvragen.

Het WODC stelt geen eisen aan het format of de lay-out van het rapport.
De onderzoeksinstelling levert aparte pdf-bestanden aan: 

• het eindrapport;
• de Nederlandse samenvatting;
• de Engelse samenvatting, voorzien van de bibliografische gegevens van het eindrapport.